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También es bienvenida toda persona que quiera formar parte de las "listas de servicios". Aquí encontrará más información al respecto.

Coordinador General:
Esta persona será el vínculo entre el Comité de la Conferencia y el Centro de Conferencias UBC.
Algunas de sus responsabilidades serán las siguientes:

• Determinar qué clases de salones y servicios se necesitan, en qué momento y coordinarlo con la organización.
• Obtener los reglamentos y normativas para el evento, asegurarse que los otros coordinadores los conozcan y asegurarse de que sean cumplidos.
• Asignar talleres de trabajo por salones y asegurarse que esta información sea comunicada a toda persona que necesite saberla.
• Decidir qué tipo de equipo audio visual es requerido por los diferentes talleres de trabajo y asegurarse que les sea proveído cuando lo necesiten (ya sea a través de la organización o del Coordinador de Equipo Audiovisual).
• Determinar anticipadamente cuál es la fecha última para que cada una de las partes de la conferencia estén listas. Asegurarse de que la gente que arribe de primera a cada una de las partes de la conferencia, sepa dónde encontrar lo que necesita.
• Determinar con el Coordinador de Alimentos y Bebidas si es necesario algún servicio de la cocina y asegurarse de que  esté disponible cuando sea necesario.
• Verificar la acústica de cada salón. Si los salones tienen problemas de ruido (ecos, abanicos, etc.) encontrar una solución para minimizarlo con cortinas, alfombras, etc.
• Decidir con los otros coordinadores cuántas sillas y mesas se necesitan y dónde. Coordinar esto con el contacto en la organización.
• Verificar que las personas en silla de ruedas puedan maniobrar fácilmente por toda la conferencia sin obstáculos en su camino.
• Trabajar con el Coordinador de Voluntarios para conformar equipos de voluntarios que alisten los salones, etc., cuando sea necesario.

Coordinador de Voluntarios:
La conferencia del 2001 necesitará muchos voluntarios de diferentes especialidades. El Coordinador de Voluntarios será responsable de determinar cuándo y dónde son necesarios los voluntarios, (en coordinación con los otros coordinadores) dando órdenes, reclutando voluntarios, conformando equipos y programándolos.
Algunos de estos trabajos voluntarios incluyen:

• Trabajar en la mesa de registro
• Ensobrar el material para enviar por correo
• Registrar el material de los paquetes
• Preparación de los alimentos
• Trabajar en el servicio de bebidas
• Información y distribución de los servicios de e-mail e internet
• Personal de puerta en los eventos
• Cantineros
• Personal de limpieza

• Verificar el correo, e-mail, etc., regularmente para nuevas inscripciones.
• Procesar los cobros a tarjetas de crédito.
• Entregar los pagos al Comité de la Conferencia o al contador.
• Tomar nota si alguna de las personas inscritas requiere ayuda con el alojamiento, transporte u otra cosa e informarle al coordinador que le corresponda.
• Asegurarse que las personas inscritas que quieran formar parte de la lista de correos o de e-mail, sean añadidas enviando su información a la persona encargada.
• Asegurarse que cualquier otra pregunta o comentario en las fórmulas de registro sea respondida o delegada.
• Organizar un sistema para el registro de participantes durante el día de la conferencia y para aquellos que hubieran hecho su registro con antelación, hacerlos firmar y entregarles su libro de la conferencia,  bolsa de materiales, etc., (trabajar con el coordinador de estos artículos).
• Trabajar con el Coordinador de Voluntarios para designar mesas para el personal durante la conferencia.

Coordinador de la Fórmula de Inscripción:
Solamente para diseñar una Fórmula de Inscripción se requiere de ciertas habilidades artísticas. La fórmula debe capturar toda clase de información incluyendo las necesidades particulares de alojamiento y transporte de los delegados. Debe estar disponible en al menos tres idiomas (inglés, francés y español),  y ser accesada desde diferentes fuentes (en un formulario de papel, en una página web, en archivos con extensión "pdf", etc.).
También debe informarse regularmente y estar al día a medida que más y más eventos sean confirmados.
La persona a cargo de la fórmula deberá estar en contacto con todos los diferentes coordinadores de la conferencia, para asegurarse que toda la información que se necesite capturar en la fórmula este presente. Deberá proyectar esta fórmula desde su concepción hasta su realización, asegurándose que sea legible y que esté siempre al alcance de toda persona que la necesite.

Coordinadores Inspectores:
La Conferencia Norteamericana posiblemente tendrá entre 15 y 20 líneas de trabajo simultáneas de los diferentes talleres, que llevarán a cierta meta. Los Coordinadores Inspectores deberán trabajar junto al comité de la conferencia para planificar el tiempo de los talleres y sus líneas de trabajo. Servirán como vínculo entre los encargados de los talleres y los organizadores. Sus responsabilidades podrán incluir el trabajar con el Coordinador General para asegurarse que los encargados de los talleres sepan dónde están sus salones de trabajo, obtener la información y descripción de los talleres por parte de los encargados para incluirla en el libro de la conferencia, asegurarle a los encargados que se van a tomar las medidas necesarias para los arreglos de transporte, etc.

• Trabajar con el Coordinador de Patrocinios para obtener patrocinios en billetes de avión, autobús y tren con el fin de proveer transporte gratuito a los presentadores de la conferencia y descuentos a los delegados de la misma.
• Tomar las medidas necesarias para registrar a los presentadores de la conferencia en las agencias de viajes, etc.
• Trabajar con el Coordinador de la Fórmula de Registro para asegurarse de que dicha fórmula contenga preguntas acerca de las necesidades de transporte, disponibilidad de autos compartidos, etc.
• Trabajar con el Coordinador de Registro para obtener estos datos de las fórmulas ya entregadas y hacer los arreglos necesarios para aquellos que necesiten ayuda.
• Sería una buena idea habilitar una pizarra informativa para aquellos que quieran participar del sistema de autos compartidos.

• Arreglar con el Centro de Conferencias UBC para reservar las residencias Gage.
• Trabajar con el Coordinador de Patrocinios para encontrar un hotel que pueda patrocinar el evento otorgando descuentos a los delegados.
• Mantener un registro de las tarifas y disponibilidad de cuartos en los albergues juveniles y otros alojamientos económicos.
• Trabajar junto al Coordinador de la Fórmula de Registro para asegurar que la misma contenga información sobre el alojamiento y subsidios necesarios. También asegurarse que la fórmula reúna toda la información necesaria sobre las necesidades específicas de cada cual: alojamiento barato, albergues, hotel, cuartos compartidos, y si son residentes locales, ver si es posible que puedan albergar a alguien.
• Obtener información del Coordinador de Registro para asegurar que los delegados que necesiten ayuda con el alojamiento, la obtengan.
• Determinar quién podría hospedarse en residencias locales y quién podría compartir el cuarto de hotel.

• Trabajar junto al Coordinador de Patrocinios para obtener patrocinadores para los desayunos, agua embotellada, bebidas tanto alcohólicas como no alcohólicas y cualquier otra cosa que pudiera requerirse.
• Comprar todo lo que se necesite y que no pueda ser conseguido por medio de patrocinadores.
• Conseguir los azafates, bandejas, cuchillería y todo lo necesario para el servicio.
• Obtener las licencias para el licor en los diferentes eventos, si fuera necesario.
• Trabajar con el Coordinador de Voluntarios para crear equipos para preparar, servir y limpiar después del desayuno, personal para la barra en los eventos de esparcimiento, personal que se ocupe del café y té, personal que se encargue del traslado de urnas y azafates, etc.

De aquí en adelante podríamos contar con estas otras posiciones:

Coordinador de Mercadeo / Comité:
Registrar todos los anuncios en el plan de mercadeo. Coordinar el diseño y planificación del Plan de Mercadeo (asegurarse que todos los logos de los patrocinadores y su información esté donde tiene que estar).
Asegurarse que los anuncios sean enviados a los medios informativos en el formato correcto y con la fecha correcta.
Coordinar el diseño e impresión de los afiches y cualquier otro material de tipo promocional incluido en el Plan de Mercadeo.
Asegurarse de la entrega anticipada de los afiches, volantes y cualquier otro material a sus respectivos destinos según el Plan de Mercadeo.

Coordinador de Publicidad / Comité:
Escribir boletines de prensa periódicos y actualizarlos según dicte el Plan de Mercadeo o el Comité. Mantener una lista lo bastante amplia de los medios informativos de Canadá, Estados Unidos y México o utilizar una red de coordinadores regionales para entregarles los boletines de prensa para hacer llegar la información a la gente de cada región.
Destinar áreas para la prensa durante la conferencia.
Presionar a los medios de prensa para que realicen entrevistas y publiquen anécdotas acerca de la conferencia.

Coordinador de Patrocinios / Comité:
Desarrollar un  plan para solicitar el patrocinio de las posibles compañías privadas, gobierno, agencias, sindicatos, etc. Asegurarse de que los patrocinadores reciban a cambio todo lo pactado por sus contribuciones.

Coordinador de los Medios Electrónicos:
Los correos electrónicos e-mail y la página web jugarán un papel determinante en la conferencia para hacer llegar la información a la mayor cantidad de gente posible. También servirán para registrar inscripciones, informar de eventos, noticias turísticas, anuncios sobre alojamientos, etc. También deberá diseñar y mantener la página en internet que incluya una fórmula interactiva para registrarse en línea. Esta persona será responsable de hacer una base de datos para recopilar los e-mails de aquellas personas interesadas en la conferencia y de transmitirles la información. También debe pasar la información a las listas de servicios, página web, etc., y a cualquier otra persona que consideremos que debería ser informada.

Coordinador del Libro de la Conferencia:
Los programas para la Conferencia Internacional Bi son realmente "libros". Contienen el itinerario y descripción de más de 100 talleres y sesiones, biografías de los presentadores, información de los eventos de la conferencia, información de diversa índole, mapas de los alrededores de la ciudad y publicidad para financiar la publicación.

Este coordinador debe trabajar junto a los Coordinadores Inspectores, el Comité de la Conferencia, el Coordinador General y con cualquier otra persona para garantizar que toda la información necesaria sea captada. Debe diseñar el libro y buscar quién lo va a imprimir, siguiendo su progreso desde el principio hasta el fin.

Representante de los anuncios en el libro de la conferencia:
Esta persona trabajará con los Coordinadores de Patrocinio y Mercadeo para establecer las tarifas de los anuncios en el libro de la conferencia y con el Coordinador del Libro de la Conferencia para asegurarse que todas las especificaciones técnicas y las fechas límites de la programación sean cumplidas. Debe vender tanto localmente como internacionalmente, los espacios para los anuncios publicitarios. Debe velar porque se firmen los respectivos contratos, de que se cumplan las fechas establecidas, de entregar y recibir las facturas, y recibir los pagos.

Coordinador de la Bolsa de Materiales:
Todo aquel que ha asistido a este tipo de conferencias sabe que con la inscripción le es entregada una "bolsa de materiales". Generalmente son una especie de tubos que contienen toda clase de artículos promocionales de las diferentes compañías. También es un medio para que los delegados carguen más fácilmente sus pertenencias. Estas bolsas son también un medio ingenioso para generar ingresos económicos a la conferencia, vendiendo a los negocios un espacio en los artículos incluidos. Sus labores podrían comprender:

• Encontrar quién va a manufacturar las bolsas.
• Trabajar con el Coordinador de Patrocinio y el Comité para encontrar un patrocinador para la misma bolsa. Debe ser una compañía que cubra los costos de manufactura de la bolsa a cambio de tener su logotipo impreso en ella.
• Trabajar con los Coordinadores de Mercadeo y Patrocinio para establecer los precios a ser cargados a las compañías que quieran incluir sus artículos en la bolsa.
• Vender los insertos a las diferentes compañías.
• Coordinar la hechura de las bolsas.
• Coordinar para obtener todo el material pertinente de los patrocinadores para incluirlo en las bolsas.
• Asegurar junto al Coordinador del Libro de la Conferencia que todas las bolsas contengan una copia del libro de la conferencia.
• Asegurarse que las bolsas estén listas para ser entregadas cuando las personas se registren.

Coordinador de la Mercancía de la Conferencia:
Manufacturar y vender mercadería de tipo souvenirs para la conferencia será una manera formidable de obtener fondos y una gran oportunidad para que la gente se lleve consigo un "recuerdo histórico". El Coordinador de la Mercancía deberá asistir a otras conferencias para darse una idea de cuánta mercadería va a ser vendida y del plan de mercadeo en esta conferencia en particular. Podrá contactar a los fabricantes, trabajar junto al comité de la conferencia para estimar un presupuesto por la manufacturación, y seguir muy de cerca el proceso. Deberá también determinar dónde será vendida esta mercadería, si es en el kiosco de ayuda, en el área de vendedores o en cualquier otro lugar apropiado, e inspeccionar el proceso. Podría tener que trabajar junto al Coordinador de Voluntarios para asignar personal para la mesa de mercadería, llevando un control del flujo de caja, remisiones de tarjetas de crédito, etc.

Coordinador de Eventos Especiales:
La Conferencia del 2001 contará con eventos especiales de toda índole, algunos de los cuales se realizaron en menor escala en la Conferencia BC: baile, subasta de arte, tardes de espectáculos, etc. Invitamos a que se nos unan todas las personas que quieran formar parte de la organización de uno o más de estos eventos. Las responsabilidades podrían incluir:

• Trabajar junto al Comité de la Conferencia para preparar un presupuesto para el evento.
• Preparar un plan de seguridad para el evento.
• Trabajar junto al Coordinador de Alimentos y Bebidas para garantizar las licencias de licor y proyectar sobre otras bebidas y alimentos requeridos.
• Trabajar junto al Coordinador de Voluntarios para asignar personal voluntario al evento.
• Trabajar junto al Coordinador de Mercadeo/Publicidad para asegurarse de que la publicidad del evento sea bien publicada en los diferentes medios.
• Trabajar junto al Coordinador de Registro y al editor de los libros de la conferencia para asegurarse de que los eventos estén indicados en el material de la conferencia.
• Obtener cualquier otro material o equipo para el evento, como equipos de audio, personal técnico, personal de seguridad, programadores de música para el baile, piezas de arte para las subastas, artistas para las tardes de espectáculos, etc.
• Supervisar y seguir muy de cerca el evento desde el principio hasta el fin.

Coordinador de Espectáculos Comunitarios:
Adicionalmente a los eventos propios, queremos estimular a los dueños de negocios de la comunidad GBLT de Vancouver a involucrarse en la conferencia organizando un evento especial para los delegados. Por ejemplo, una noche especial en un bar, o en un sauna, o una cena en un restaurante, etc.
El trabajo de este coordinador es precisamente que eventos como los anteriores se realicen. Debe cerciorarse de que los eventos comunales no interfieran con los de la conferencia (no debe haber competencia) o que dos eventos comunales no choquen entre sí.
Como retribución a los negocios locales por su aporte, se incluirá su nombre en la sección de "eventos comunales" del libro de la conferencia.
También podría ser parte de su trabajo, verificar que dicha inclusión del nombre de los negocios sea hecha por el editor del libro de la conferencia.

Coordinador de Vendedores:
La Conferencia Norteamericana atraerá todo tipo de gente interesada en vender artículos y mercaderías relacionadas con el evento. El Coordinador de Vendedores deberá organizar a este grupo de gente y su actividad, con labores tales como:
Implementar un sistema de seguridad para el local donde se lleve a cabo la feria.
Establecer un mecanismo de pago para aquellos que deseen venir a la conferencia por motivos comerciales. Por ejemplo, definir la comisión que deberán pagar sobre sus ventas.
Alentar a los negociantes locales y a los delegados a participar de esta feria.
Cerciorarse de que todos los vendedores sepan donde ubicarse, que reciban su pago, etc.

Coordinador de los Puestos de Información:
La Conferencia BC cuenta con un pequeño salón destinado a los diferentes Puestos de Información. Los grupos comunitarios están invitados a que presenten la información de sus respectivas organizaciones. Queremos extender esta idea a la Conferencia del 2001 para que grupos de todo el continente traigan su información y la expongan. El Coordinador de los Puestos de Información deberá encargarse de este proceso. Deberá trabajar junto al Coordinador de Vendedores para buscar un local para el evento.
Deberá solicitar la participación de los grupos de la comunidad para trabajar en el plan de mercadeo y publicidad, junto con el Coordinador de la Fórmula de Registro.

Coordinador del Kiosco de Ayuda / Mesa Informativa BiNet
Como en cualquier otra conferencia de esta envergadura, es siempre necesario tener un Kiosco de Ayuda con personal que pueda responder a las preguntas tales como dónde ocurren los eventos, cuándo, etc.
Esta persona se ocupará de la organización de esta ayuda, disponiendo junto con el Coordinador General de una mesa central. Trabajará junto al Coordinador de Voluntarios para asignar personal a esta mesa, asegurándose que todos conozcan suficientemente de lo que acontece para que puedan ayudar a otros.
Este coordinador deberá estar preparado para tener paquetes de la conferencia adicionales, mapas, panfletos de viajes y cualquier otra información disponible que los delegados pudieran necesitar.

Coordinador de Seguridad:
La seguridad será mucho más que meras medidas de precaución. Será una parte sustancial de la conferencia y cubrirá todas las áreas para estar preparados a actuar en el caso de que ocurra un problema. Deberá establecer cuándo y dónde será necesaria la presencia del personal de seguridad. Este personal voluntario será asignado junto al Coordinador de Voluntarios.
Si algunos eventos necesitaran la colaboración de cuerpos de seguridad más experimentados, deberá coordinar con el comité de la conferencia para localizarlos y contratarlos según sea necesario.

Coordinador de la Guardería Infantil:
Los delegados de la conferencia podrán reservar con antelación los servicios de guardería infantil. Este Coordinador será responsable de pedir la información al Coordinador de Registro, sobre quiénes necesitarán de este servicio y asegurarse de que les sea proveído.
Esta labor podría involucrar el trabajar junto al Coordinador General para designar un área apropiada para brindar el cuidado infantil y conseguir los servicios de personal calificado para el mismo. Este Coordinador debe estar familiarizado con las leyes relacionadas con el cuido infantil a saber: pólizas de seguros, cantidad de niños por supervisor, etc., y asegurarse de que se cumplan. Deberá velar porque sean provistos artículos tales como juguetes, libros, y cualquier otra cosa que los encargados pudieran necesitar para cumplir su labor.

Coordinador de Accesibilidad:
Esta persona será la encargada de solventar todos los asuntos relacionados con la accesibilidad. Deberá obtener del Coordinador de Registro toda la información sobre las necesidades individuales de cada persona y debería trabajar en equipo junto al Centro de Recursos para los Discapacitados de la Universidad, para obtener traductores de lenguaje por signos, guías audiovisuales y cualquier otra ayuda disponible. Sería ideal contar con la presencia de un traductor de signos en cada uno de los diferentes talleres. Este Coordinador deberá familiarizarse con todas las instalaciones de la conferencia para poder brindar información sobre la forma más fácil de desplazarse de un punto a otro.

Coordinador de la Documentación de la Conferencia:
Esta persona tendrá a su cargo el crear un archivo sobre la conferencia con copias impresas de todo el material, fotografías y cintas audiovisuales de la mayor cantidad posible de sesiones. Reclutará personal voluntario para filmar o grabar audio de los discursos y sesiones. Deberá conseguir el equipo junto al Coordinador de Equipo Audiovisual y/o por medio de préstamos privados y asegurarse que haya soporte técnico dónde sea necesario. Deberá recopilar copias de todo lo que suceda e incluirlas en el archivo. Deberá reclutar personal voluntario para tomar fotografías  de todo lo que acontezca. Por último, deberá inventariar, clasificar, etiquetar y archivar todo el material para que sea guardado en orden y sea de fácil acceso.

• Contador
• Traductores de lenguaje de signos
• Traductores Francés - Inglés, Español - Inglés, Español - Francés.
• Abogados para los contratos, etc.
• Personal de Soporte Técnico.
• Diseñadores Gráficos